29. November 2008

Tippen contra kritzeln

Um es vorweg zu sagen: Meine Termine und Aufgaben pflege ich wieder mit Bleistift und Papier in einem schönen, kleinen Moleskine-Kalendarium. Das passt in jede Hosentasche und lässt sich ruckzuck mit jeder Art von Terminen und Notizen bestücken. Auch Aufgabenlisten finden dort ihren Platz. Falls es doch mal mehr zu schreiben gibt, habe ich ein ganz dünnes Notizheftchen im selben Format dabei.

Beides ist schön: Das iPhone oder das Moleskine-Notizbuch. Doch mit welchem Hilfsmittel lässt sich die Arbeit besseer planen? FOTO: NIETHAMMER

Aber der Reihe nach: Dass die Arbeitswelt immer hektischer, schneller und fragmentierter wird darüber muss nicht mehr gesprochen, und schon gar nicht lamentiert werden. Wer in diesem endlosen Strom einzelner Aufgaben, Termine und Unterbrechungen nicht zappelnd untergehen will, wird seine Arbeitstage, und häufig auch seine Freizeit, in irgendeiner Form planen müssen. Alte Regeln des Zeitmanagements taugen dazu immer weniger, schließlich verlaufen die Stunden im Büro immer dichter, spontaner und chaotischer.

Alles muss raus

Ein dazu passendes System wurde von David Allen erarbeitet wir hatten »Getting Things Done« (GTD) ausführlich vorgestellt. Wesentliches Merkmal dieses Produktivitäts-Systems sind Projekt- und Kontextlisten. Alle Dinge, die irgendwie und irgendwann getan werden müssen, werden an passender Stelle notiert und verwaltet. Eine Sache, die ganz prima am Rechner funktioniert. Und hier kommt das iPhone ins Spiel, das viel mehr ist als die Symbiose von mp3-Spieler und Telefon. Seine stärkste Eigenschaft ist sicher die einfache Netzanbindung mit dem Standardbrowser Safari. Damit lassen sich Websites, Blogs, Mails und RSS-Feeds problemlos wirklich überall lesen und verarbeiten. So ist dieses schicke Gerät von Apple derzeit erste Wahl.

Die ersten Schritte sind sehr schnell erledigt. Gerät auspacken und mittels USB-Kabel an den Mac anschließen, fertig (die Synchronisation mit dem Windows-XP-PC funktioniert natürlich auch Apple war jedoch unsere Testumgebung). Vorausgesetzt, auf dem Mac ist zumindest das Betriebssystem Tiger (OS X 10.4) installiert, verbindet das iPhone automatisch mit iTunes und synchronisiert auf Nachfrage sämtliche Mail-Accounts, fragt nach einem Google-Account, gleicht Kalender und Adressbuch ab und synchronisiert auf Wunsch natürlich auch Musik, Podcasts, Bilder und Videos.

Das Büro in der Hemdtasche

Damit ist das flache Stück Technik das ideale Eingangstor in die Kommunikations- und Medienwelt. Wer will, trägt sein komplettes Büro in der Hemdtasche spazieren und ist immer online, immer verbunden mit dem Rest der Welt. Und kann damit auch überall produktiv sein. Womit jetzt »Getting Things Done« an der Reihe ist, das vor allem in Webworker-Kreisen und der neuen digitalen Boheme hochgehalten wird bei jenen urbanen Menschen also, die Produkte mit hohem Lifestyle-Faktor bevorzugen: Im IT-Bereich sind das Geräte der Firma Apple. Entsprechend gibt es für Mac und iPhone viele Anwendungen.

Eine davon ist die australische Internet-Plattform »Remember The Milk« (RTM mit deutscher Bedienoberfläche). Im wesentlichen handelt es sich dabei um eine äußerst komfortable To-Do-Liste, in die sehr bequem über den Browser kleine und große Aufgaben hineingeschrieben werden. Sie können mit Tags, Zeitdauer und Ort versehen sowie automatisch gefiltert werden und lassen sich via Webbrowser bequem über die Tastaturkürzel managen.

Die Vorzüge von RTM: Über die kostenlose Software Google Gears funktioniert sie sogar offline, Widgets binden sich in das Mac Dashboard und die Startseite von iGoogle ein und der kostenpflichtige Dienst (25 US-Dollar im Jahr) stellt entsprechende Oberflächen für iPhone und Blackberry zur Verfügung. Neuerdings gibt es sogar ein speziell entwickeltes Offline-Programm für das Apple-Telefon, das für unseren Test leider zu spät kam. Wir nutzten die Software »To Do« von Appigo, die sich automatisch mit RTM synchronisiert.

Synchronisieren, also das gegenseitige Abgleichen der Daten, ist der eigentliche Trick bei der Arbeit mit dem Gerät. Die To-Do- und Kontext-Listen liegen auf dem australischen Server von RTM. Termine und Adressen sind dank iTunes auf dem iPhone und dem Mac gespeichert oder werden drahtlos über Apples kostenpflichtigen Dienst »Mobile Me« auf dem gleichen Stand gehalten worauf dann von jedem Internet-Computer aus ebenfalls zugegriffen werden kann.
Ein Wort noch zu den Kontextlisten. Der Trick bei der Arbeit nach dem GTD-Prinzip ist, alles, an was man den Tag über denken muss, schriftlich zu fixieren. Jede Besorgung, jede Mail, jeder Gedanke, den man einem Kollegen noch sagen will, sollte auf eine entsprechende Liste eingepflegt werden

Rechtschreibprüfung lernt

Diese Aufgaben lassen sich auf dem iPhone recht gut erledigt. Mit der Zeit und mit Übung lässt sich die Touch-Tastatur immer besser bedienen, auch die anfangs grausliche Rechtschreibprüfung lernt schnell. Diese Aufgaben lassen sich aber natürlich auch auf Papier prima erledigen. Und in puncto Schnelligkeit ist die kurze Notiz mit Bleistift unschlagbar.

Analoges Arbeiten (auf Papier) oder digitales Arbeiten (mit dem Computer) bleibt also letztlich eine Frage der Persönlichkeit. Wer sich gern mit nüchternen und eher abstrakten Listen organisiert, für den ist das iPhone derzeit »state of the art« mit seinen Webanwendungen, seiner simplen Synchronisation sowie den entsprechenden Tools wie RTM oder »Things«.
Für mich bleibt jedoch das Papier die erste Wahl zumindest um Termine und Aufgaben zu pflegen: Da kann ich mit Buntstift kritzeln, Bilderchen malen, Mindmaps skizzieren und, wenn‘s sein muss, einzelne Worte sogar dreifach unterstreichen. (GEA)