2. August 2008

Die E-Mail-Flut bewältigen

Ursprünglich ein Segen, hat sich E-Mail mittlerweile zum Fluch gewandelt. Täglich rund 50 elektronische Briefe bekommt der durchschnittliche Büroarbeiter in Deutschland - Tendenz steigend! Und Spam nicht eingerechnet. Diese ungewünschten Werbebriefe machen mittlerweile 95 Prozent des weltweiten Mailaufkommens aus.

E-Mail hat zwei gravierende Nachteile: Sie ist erstens ein schnelles Medium. Deshalb werden Briefe und Antworten häufig mal eben so und nebenbei geschrieben. Dabei schleichen sich Fehler ein mit falschen Daten und unvollständigen Angaben oder Beschreibungen. Die Folge: Man muss umständlich nachfragen, bis schließlich weitere Mails mit Berichtigungen kommen.

Zweitens: E-Mail ist kostenlos. Nur deshalb ist diese unsägliche Spam-Flut überhaupt zu erklären. Freilich gibt es noch eine weitere - etwas abgeschwächte - Form von Spam: Weil es eben so einfach ist, werden Kollegen in anderen Abteilungen auch noch »auf CC« gesetzt (»CC« steht übrigens für Carbon Copy - eine Referenz an das gute alte Durchschlag- oder Kohlepapier). So erhalten viele Büromitarbeiter Briefe über Vorgänge, die sie nicht die Bohne interessieren.

Benachrichtigung ausschalten

Was also ist zu tun, um effizient mit Mails arbeiten zu können? Als Erstes: Schalten Sie in Ihrem Mail-Programm die Benachrichtigung ab! »Ob es sich um wahre Klang-Kaskaden, ein einfaches Beep-Beep oder nur ein optisches Signal handelt: Jede noch so unwichtige Nachricht löst einen kleinen Schock aus und bringt Sie aus dem Konzept«, schreibt Lothar Seiwert in seinem Buch »Noch mehr Zeit für das Wesentliche«. Reservieren Sie sich stattdessen zwei oder drei Mal am Tag eine gewisse Zeit, um Ihre elektronischen Postfächer zu leeren.

Ansonsten gleicht die Arbeit mit der E-Mail dem Umgang mit Papieren. Und das bedeutet: Achten Sie darauf, dass der Posteingang nicht zu voll ist. Schließlich leeren Sie auch täglich Ihren Briefkasten und lassen Ihren Eingangskorb auf dem Schreibtisch nicht überquellen. Legen Sie in Ihrem E-Mail-Programm mehrere Ordner an. Damit‘s übersichtlicher wird, können diese Folder auch in einer Hierarchie geschachtelt werden. Welche Ordner Sie benötigen, hängt natürlich von Ihrer Arbeit ab. In jedem Fall sinnvoll sind die Ordner »abwarten« (hier werden Mails gespeichert, auf die noch Antworten kommen), »Ablage« (hier werden Vorgänge/Projekte archiviert, die noch nicht in den Papierkorb wandern sollten) und »Wichtiges« (mit Bestätigungen oder mit Zugangsdaten etwa für Newsletter). Womöglich kommen noch Ordner mit »Newsletter« oder »Mailinglisten« dazu.

Ich habe in meinem privaten Mail-Account noch Ordner für einzelne Freunde und Bekannte angelegt, mit denen ich viel schreibe. Außerdem gibt es noch einen »Projekte«-Ordner mit Unterordnern. Einer von ihnen heißt »Urlaub 2008«. In ihm ist die Korrespondenz mit dem Vermieter des Ferienhauses gespeichert. Mein Büro-Account hat derzeit sieben weitere Ordner mit teilweise einem Dutzend Unterordnern. Dort hinein werden natürlich nicht nur eingehende Mails geschoben, sondern ebenso die selbst geschriebenen. Dadurch bleibt auch der Postausgang sauber.

Beim Durcharbeiten der Mails lautet die Regel, kein Schriftstück zweimal anzufassen. »Sobald Sie die Mail gelesen haben, sollten Sie die Bearbeitung nicht auf später verschieben. Tun Sie gleich, was getan werden muss«, schreibt Ralf Senftleben im Portal »Zeit zu leben«. Und das bedeutet: Entweder beantworten, oder weitere Informationen einholen, oder sich notieren, was in diesem Zusammenhang noch alles erledigt werden muss, und entsprechende Aktivitäten dann auf To-do-Listen oder in den Kalender schreiben. Und nicht vergessen: Die Mail in einen anderen Ordner verschieben - in den Papierkorb, ins Archiv, in die Wiedervorlage oder einen projektbezogenen Unterordner.

Anderen das Leben erleichtern

Wenn Sie öfter ähnliche E-Mails schreiben, verwenden Sie dafür Vorlagen oder Textbausteine. Falls Ihr E-Mail-Client solche Floskeln nicht bietet, nutzen Sie ein zusätzliches Programm wie den für Privatanwender kostenlosen Phrase-Express. Dieses Tool stellt in jeder Windows-Anwendung eine Menge an selbst erstellten Textbausteinen zur Verfügung. Mit diesen Tipps gestalten Sie Ihre Arbeit effektiver. Als freundlicher Mensch können Sie jedoch auch anderen das Leben vor dem Computer erleichtern. Und das geht so: Schreiben Sie eine E-Mail nur, wenn es auch sein muss. Formulieren Sie klar, nützen Sie die Groß- und Kleinschreibung und die Interpunktion, das macht das Lesen einfacher. Verpacken Sie den Inhalt Ihres Briefs nicht in einen Anhang, sondern schreiben Sie den Text in die Mail. Schreiben Sie außerdem in die Betreffzeile, um was es geht. »Eine E-Mail ist ebenso eine Visitenkarte des Absenders wie ein Brief per Post«, stellt der Beratungsdienst »Simplify your work« klar. Deshalb gelten auch dieselben Regeln: »Korrekte sowie höfliche Anrede- und Grußformeln ohne jegliche Abkürzungen, optische Gliederung durch Absätze und keine Tippfehler.«

Eine interessante Idee kommt von Susan Sabo. In ihrem Blog »Productivity Cafe« schlägt sie das Kürzel »NRN« in der Betreffzeile vor. Es steht für »No Response Needed«, auf Deutsch also: KAN - »Keine Antwort nötig«. Sinnvoll ist es auch, die Signaturfunktion zu nutzen, die automatisch unter alle elektronischen Briefe gesetzt wird. In diese Signaturen (die mit zwei Bindestrichen in einer separaten Zeile beginnt) gehören Name, Firma, Adresse und Telefonnummern. (GEA)